Plus le choix est grand, plus la décision est difficile à prendre. Nous connaissons tous cette situation, mais il arrive un moment où il faut prendre une décision. Dans ces cas-là, un bon conseil coûte cher – ou peut-être pas ?
Si vous avez déjà pris la décision d’utiliser un intranet mobile d’entreprise pour votre communication interne et que vous comparez maintenant les différentes offres sur le marché, vous constaterez certainement à première vue que la plupart des applications se ressemblent beaucoup en matière de fonctionnalités et de structure.
Il est donc conseillé de jeter un deuxième coup d’œil aux différentes offres des intranets mobiles d’entreprise. Pour vous aider à faire cette comparaison et à prendre une décision, nous avons réuni 10 questions fondamentales auxquelles vous devriez trouver une réponse satisfaisante:
La comparaison la plus simple des applications pour employés
La liste comparative claire pour votre recherche d’application pour employés est désormais disponible en téléchargement gratuit.
1. Combien de fonctionnalités m’offre l’application pour les employés ?
L’offre du marché en matière d’application pour collaborateurs est aujourd’hui très vaste, allant de solutions logicielles simples avec seulement quelques fonctionnalités, à des systèmes complets et personnalisables. Si votre application d’intranet mobile ne doit contenir qu’un seul canal d’information et une messagerie, vous trouverez de nombreux fournisseurs sur le marché, ce qui facilite la comparaison. Si vous souhaitez que votre application comporte plus de fonctionnalités, la comparaison devient plus difficile.
En principe, il est recommandé de déterminer au préalable comment le processus de connexion devra être mis en place dans l’application pour les employés. Devrait-il y avoir une possibilité de connexion libre (les collaborateurs peuvent se définir eux-mêmes un nom d’utilisateur et un mot de passe) ? Les données d’utilisateurs doivent-elles plutôt être introduites au préalable dans le système et gérées par un administrateur ? Cette dernière solution est la meilleure, la plus sûre et la plus recommandée pour les entreprises, puisqu’en fin de compte, seuls les collaborateurs qui travaillent dans l’entreprise devraient avoir accès à l’intranet.
Si vous avez déjà une idée concrète de ce que votre application pour employés doit pouvoir faire, faites une liste des fonctionnalités souhaitées. Ensuite, voyez quelle application peut déjà répondre à vos souhaits individuels avec les fonctionnalités standard. Car dans le meilleur des cas, une application pour employés ne nécessite pas de programmation individuelle supplémentaire. En fin de compte, l’important n’est pas forcément l’étendue des fonctionnalités de l’application pour employés, mais plutôt de déjà savoir si les fonctionnalités standard peuvent répondre à la majeure partie de vos exigences.
2. Qu’est-ce que je reçois et combien je reçois pour chaque euro investi ?
Le budget est un critère de décision important, et pas seulement pour les petites entreprises. En effet, pourquoi investir beaucoup d’argent dans un produit qui peut être acheté moins cher ailleurs ? Des coûts d’investissement trop élevés peuvent décourager une décision et repousser le projet d’intranet mobile d’entreprise dans un avenir imprévisible. La plupart des fournisseurs proposent l’application pour les employés sur la base d’un modèle de licence d’abonnement. C’est aussi beaucoup plus avantageux que de faire programmer une application individuellement. La licence est alors payable mensuellement sur la base du nombre d’utilisateurs. S’y ajoutent généralement des frais d’installation uniques, souvent calculés en fonction de l’ampleur du projet. Lors du choix de votre fournisseur, il est donc conseillé d’examiner ces modèles de prix en détail, des dépenses peuvent être cachées et peuvent faire grimper le budget à des montants insoupçonnés. Par exemple, en pratique, lorsque les frais de licence sont offerts, seules quelques fonctionnalités de base sont proposées. Mais si l’on souhaite avoir davantage de fonctionnalités essentielles dans l’application pour employés (outil de sondage ou de traduction, etc.), il faudra s’attendre à des coûts mensuels supplémentaires non négligeables. L’idéal est de trouver un fournisseur chez qui toutes les fonctionnalités (même futures) sont déjà couvertes par une licence. Demandez également si l’assistance est incluse dans les coûts de base et sous quelle forme. Plus le fournisseur présente tous les prix de manière transparente, plus votre calcul sera simple et vous pourrez partir du principe que vous resterez toujours dans le budget inscrit de base.
3. Comment accéder rapidement et facilement à mon application pour employés ?
Ces derniers mois, pendant la crise du coronavirus, nous avons tous pu constater à quel point il est important de trouver rapidement la bonne solution intranet. Mais ce n’est pas seulement en temps de crise que les innombrables cycles d’offre ainsi que les temps d’installation et de configuration importants sont contre-productifs (car ils sont également coûteux). Demandez donc dans quel délai l’intranet mobile d’entreprise sera disponible pour vous sous la forme que vous souhaitez. La complexité du processus d’installation de chaque fournisseur peut également être considérée comme un indice sur la modernité du logiciel proposé; en règle générale, un logiciel moderne permet de démarrer rapidement et facilement. LOLYO est d’ailleurs l’une des rares applications pour employés au monde que vous pouvez réserver en ligne et lancer en quelques minutes.
4. Quelle est la flexibilité du logiciel pour des adaptations individuelles ?
Chaque entreprise a ses propres exigences et idées concernant la communication interne. Surtout dans le cas où l’application pour employés doit être l’intranet principal pour tous les collaborateurs (c’est-à-dire l’accès primaire à toutes les offres numériques de votre entreprise), une connexion et une intégration de systèmes tiers doivent être faciles à réaliser. Dans le meilleur des cas, vous pouvez même intégrer vous-même les services souhaités. Demandez donc des informations sur les possibilités de l’application pour les employés en matière de connexion. N’oubliez pas de demander quelle sera l’ampleur de l’effort à fournir. Pensez également à la possibilité que les fonctionnalités de base de l’application pour employés ne permettront peut-être pas de répondre à tous vos souhaits individuels. Une programmation individuelle devrait donc également être possible.
5. Dois-je m’engager contractuellement
Même si un intranet mobile d’entreprise doit représenter une solution intranet à long terme, il n’est pas forcément nécessaire de s’engager contractuellement. En effet, que se passe-t-il si, malgré toutes les mesures préventives et les tests, votre choix pour une certaine solution logicielle ne s’avère pas approprié dans la pratique ? Et si une solution plus efficace se présentait plus tard ? Être lié par un contrat est alors une attache qui ne fait que vous coûter de l’argent et de l’énergie.
6. Tous les coûts sont-ils communiqués immédiatement et de manière transparente ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, la transparence des coûts devrait être un critère de décision pour vous. Dans l’idéal, tous les prix vous sont présentés de manière claire et compréhensible dès le site web du fournisseur. Ceci est, en réalité, malheureusement rare, et la raison ne peut qu’être supposée (peut-être parce que cela coûte très cher et pourrait avoir un effet dissuasif). En tout état de cause, un fournisseur est plus digne de confiance s’il joue cartes sur table dès la première offre.
7. La sécurité et la protection des données (RGPD) sont elles suffisantes ?
La protection et la sécurité des données sont une nécessité absolue en ce qui concerne l’application pour les employés. On y travaille avec des données à caractère personnel et des informations internes à l’entreprise. Il faut donc absolument vérifier si les directives du RGPD sont respectées conformément à la loi et si la sécurité des données est garantie. Vous trouverez souvent ces informations directement sur le site web du fournisseur.
8. L’application est-elle facile à utiliser et la maintenance simple ?
Votre application pour employés ne sera un succès que si tous vos collaborateurs veulent l’utiliser. C’est pourquoi votre application pour employés doit être intuitive et facile à utiliser. Veillez donc absolument au design, qui doit être accueillant et en aucun cas surchargé. L’utilisation doit ressembler à celle des applications numériques utilisées quotidiennement par la plupart des collaborateurs (réseaux sociaux, messagerie etc.). N’oubliez pas que la consommation d’informations sur smartphone est différente de celle sur ordinateur: les utilisateurs de smartphone sont plus impatients et attendent rapidement les informations les plus importantes. Les structures d’ordre que vous connaissez de l’ordinateur rendent l’offre d’information sur le smartphone peu claire et doivent donc absolument être évitées dans l’application pour employés. Il est bien mieux de structurer toutes les informations grâce à des tags. Cela permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble et offre également plus de possibilités. Ce n’est pas pour rien si les énormes quantités de données dans les grandes bases de données d’images et de documents sont gérées à l’aide de tags. L’administration de l’application pour employés doit également être aussi simple que possible et ne doit pas nécessiter d’études en informatique. C’est pourquoi il faut absolument tester le logiciel au préalable dans une démo. Si vous êtes tout de suite à l’aise avec l’utilisation, la moitié du chemin est déjà parcourue.
9. L’application est-elle également attrayante pour mes collaborateurs ?
Selon des études, près de 90% des collaborateurs ne se sentent guère liés émotionnellement à l’entreprise. Ce fait souligne clairement la nécessité d’améliorer la communication interne mais peut également constituer un obstacle à l’introduction de l’application. Les employés ont besoin d’un avantage personnel pour les motiver à faire quelque chose. Pour que tous les collaborateurs installent et utilisent votre application pour les employés, il faut donc qu’il y ait une valeur ajoutée claire qui dépasse l’avantage d’une meilleure transmission des informations. Idéalement, il s’agit d’un système de motivation tel que celui proposé par l’application pour employés de LOLYO (les collaborateurs sont récompensés pour leur participation active dans l’application par des points qui peuvent être échangés contre des articles bonus). Mais des services exclusifs, disponibles uniquement via l’application, peuvent également inviter à participer à l’intranet mobile d’entreprise. Il doit donc être possible d’intégrer de tels services. Comme décrit précédemment, l’aspect visuel et la convivialité sont des facteurs décisifs pour le succès de votre application pour employés.
10. Le design de mon entreprise est-il parfaitement intégré ?
Une application pour employés vous offre une chance efficace de lier encore plus fortement vos collaborateurs à votre entreprise sur le plan émotionnel et d’élever ainsi votre marque d’employeur vers de nouveaux sommets. Cela présuppose toutefois que votre design d’entreprise puisse être parfaitement intégré dans l’application. Lors de votre recherche d’application, veillez donc à ce qu’il soit possible d’intégrer facilement le logo et les couleurs de l’entreprise et à ce que l’affichage au sein de l’application soit présenté de manière idéale. Dans le meilleur des cas, le logo se retrouve sur chaque page de l’intranet mobile.
L’application pour employés qui vous permettra de répondre le plus positivement à ces questions remportera la comparaison. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre recherche du meilleur intranet mobile d’entreprise.