10 questions fondamentales à vous poser pour choisir l’intranet mobile d’entreprise parfait pour vous
Plus le choix est grand, plus la décision est difficile à prendre. Nous connaissons tous cette situation, mais il arrive un moment où il faut prendre une décision. Dans ces cas-là, un bon conseil coûte cher – ou peut-être pas ?
Si vous avez déjà pris la décision d’utiliser un intranet mobile d’entreprise, autrement appelé application pour les employés, pour votre communication interne et que vous comparez maintenant les différentes offres sur le marché, vous constaterez certainement à première vue que la plupart des intranets se ressemblent beaucoup en matière de fonctionnalités et de structure.
Il est donc conseillé de jeter un deuxième coup d’œil aux différentes offres des intranets mobiles d’entreprise. Pour vous aider à faire cette comparaison et à prendre une décision, nous avons réuni 10 questions fondamentales auxquelles vous devriez trouver une réponse satisfaisante:
La comparaison la plus simple des applications pour employés
La liste comparative claire pour votre recherche d’application pour employés est désormais disponible en téléchargement gratuit.
1. Combien de fonctionnalités m’offre l’application pour les employés ?
L’offre du marché en matière d’intranets mobiles d’entreprises est aujourd’hui très vaste, allant de solutions sous formes de logiciels simples avec seulement quelques fonctionnalités, à des systèmes complets et personnalisables. Si votre application d’intranet mobile ne doit contenir qu’un seul canal d’information et une messagerie, vous trouverez de nombreux fournisseurs sur le marché. Mais dès qu’il s’agit d’ajouter des exigences supplémentaires, le nombre de possibilités devient beaucoup plus restreint.
>> Est-ce que les fonctionnalités souhaitées sont dans la version de base ?
Si vous avez déjà une idée concrète de ce que votre application pour employés doit pouvoir faire, faites une liste des fonctionnalités souhaitées. Ensuite, comparez les applications pour voir laquelle peut répondre à vos souhaits individuels avec les fonctionnalités standard. Car dans le meilleur des cas, une application pour employés ne nécessite pas de programmation individuelle supplémentaire.
2. Que reçois- je exactement pour chaque euro investi ?
Le budget est un critère de décision important, et pas seulement pour les petites entreprises. En effet, pourquoi investir beaucoup d’argent dans un produit qui peut être acheté moins cher ailleurs ? Des coûts d’investissement trop élevés peuvent décourager une décision et repousser le projet d’utiliser un intranet mobile d’entreprise à un avenir imprévisible. La plupart des fournisseurs proposent l’application pour les employés sur la base d’un modèle de licence d’abonnement. C’est aussi moins cher que de faire programmer une application individuellement. La licence est donc payable mensuellement sur la base du nombre d’utilisateurs. S’y ajoutent souvent des frais d’installation uniques qui sont calculés en fonction de l’ampleur du projet.
>> Faites attention aux frais cachés !
Lors du choix de votre fournisseur, il est donc conseillé d’examiner ces modèles de prix en détail, des dépenses peuvent être cachées et peuvent faire grimper le budget à des montants insoupçonnés. Par exemple, en pratique, lorsque les frais de licence sont offerts, seules quelques fonctionnalités de base sont proposées. Mais si l’on souhaite avoir davantage de fonctionnalités essentielles dans l’application pour employés (outil de sondage, de traduction, etc.), il faudra s’attendre à des coûts mensuels supplémentaires non négligeables. L’idéal est de trouver un fournisseur chez qui toutes les fonctionnalités (même futures) sont déjà couvertes par une licence. Demandez également si l’assistance est incluse dans les coûts de base et sous quelle forme. Plus le fournisseur présente tous les prix de manière transparente, plus votre calcul sera simple et plus vous pourrez donc partir du principe que vous resterez toujours dans le budget inscrit de base.
3. L’introduction de l’application pour les employés est-elle facile ?
L’importance d’implémenter la bonne solution intranet de manière simple a été particulièrement ressentie pendant la crise du Covid-19. Mais ce n’est pas seulement en temps de crise que les innombrables cycles d’offre ainsi que les temps d’installation et de configuration importants sont contre-productifs et coûteux. De ce fait, il est important de demander si la forme souhaitée de l’application pour les employés est accessible facilement. La complexité du processus d’installation de chaque fournisseur peut également être considérée comme un indice sur la modernité du logiciel proposé; en règle générale, un logiciel moderne peut être démarré rapidement et facilement. LOLYO est d’ailleurs l’une des rares applications pour employés au monde que vous pouvez réserver en ligne et lancer en quelques minutes.
4. Qu’en est-il de l’intégration de systèmes tiers et d’adaptations individuelles ?
Chaque entreprise a ses propres exigences et idées concernant la communication interne. Une connexion et une intégration de systèmes tiers doivent être faciles à réaliser, surtout dans le cas où l’application pour employés doit être l’accès primaire à toutes les offres numériques de votre entreprise. Dans le meilleur des cas, vous pouvez même intégrer vous-même les services souhaités. Il est donc important de s’informer sur les possibilités que l’application a en matière d’intégrations. Pensez également à l’éventualité que les fonctionnalités standard de l’application pour employés n’exauceront peut-être pas tous vos voeux. Dans ces cas-là, une programmation ou adaptation personnalisée devrait être possible.
5. Tous les coûts sont-ils communiqués immédiatement et de manière transparente ?
Comme mentionné ci-dessus, la transparence des coûts devrait être un de vos critères de décision. Dans l’idéal, tous les prix vous sont présentés de manière claire et compréhensible sur le site web du fournisseur. Ceci est en réalité malheureusement rare, et la raison ne peut qu’être supposée (peut-être parce que cela coûte très cher et pourrait avoir un effet dissuasif). En tout état de cause, un fournisseur est plus digne de confiance s’il joue cartes sur table dès le premier abord.
>> Pensez bien à prêter attention aux détails de facturation
Faites notamment attention au fait que les licences de certains fournisseurs ne sont pas calculées en fonction du nombre d’utilisateurs et qu’un paiement en forfait peut être exigé en amont.
6. La sécurité et la protection des données (RGPD) sont elles suffisantes ?
La protection et la sécurité des données sont une nécessité absolue en ce qui concerne une application pour les employés. On y travaille avec des données à caractère personnel et des informations internes à l’entreprise. Il faut donc absolument vérifier si les directives du RGPD sont respectées conformément à la loi et si la sécurité des données est garantie. Ces informations se trouvent directement sur le site web du fournisseur et doivent être consciencieusement examinées.
7. L’application pour les employés est-elle facile à utiliser et sa maintenance simple ?
Votre application pour employés ne sera un succès que si tous vos collaborateurs prennent plaisir à l’utiliser. C’est pourquoi votre application pour employés doit être intuitive et facile à utiliser. Veillez donc absolument au design, qui doit être accueillant et en aucun cas surchargé. L’utilisation de l’outil devrait ressembler à celle des applications numériques utilisées quotidiennement par la plupart des collaborateurs (comme les réseaux sociaux, messagerie etc.).
>> Veillez à ces facteurs clés : une interface utilisateur intuitive ainsi qu’une interface administrateur simple
N’oubliez pas que la consommation d’informations sur smartphone est différente de celle sur ordinateur. Les utilisateurs de smartphone sont plus impatients et attendent rapidement les informations les plus importantes. Les structures d’ordre que vous connaissez de l’ordinateur rendent l’offre d’information sur le smartphone peu claire et doivent donc être évitées dans une application pour employés. L’interface administrateur de l’application pour employés doit également être aussi simple que possible et ne doit pas nécessiter d’études en informatique. Il est donc conseillé de tester le logiciel au préalable dans une démo. Si vous êtes tout de suite à l’aise avec son utilisation, la moitié du chemin est déjà parcourue.
8. L’application est-elle également attrayante pour mes collaborateurs?
Selon des études, près de 90% des collaborateurs ne se sentent guère liés émotionnellement à l’entreprise où ils travaillent, et un cinquième de ces personnes ont déjà démissionné intérieurement. Ce fait souligne la nécessité d’améliorer la communication interne. Mais cela peut également représenter un défi face à l’introduction de l’application. Les humains ont besoin d’un motif personnel pour se motiver à participer à quelque chose de précis. Pour que tous les collaborateurs installent et utilisent votre application pour les employés, il faut donc qu’il y ait une valeur ajoutée claire qui dépasse l’avantage d’une meilleure transmission des informations.
>> Ce dont vous devriez faire attention pour avoir un haut taux de participation à l’appli
Idéalement, il s’agit d’un système de motivation tel que celui proposé par l’application pour les employés de LOLYO. Ici, les collaborateurs sont récompensés pour leur participation active dans l’application par des points qui peuvent être échangés contre des articles bonus. Mais des services exclusifs, disponibles uniquement via l’application, peuvent également inviter à participer à l’intranet mobile d’entreprise. Il doit donc être possible d’intégrer de tels services. Comme décrit précédemment, l’aspect visuel et la convivialité sont des facteurs décisifs pour le succès de votre application pour employés.
9. Le design de mon entreprise est-il parfaitement intégré ?
Une application pour employés vous offre une chance efficace de lier encore plus fortement vos collaborateurs à votre entreprise sur le plan émotionnel et d’élever ainsi votre marque d’employeur vers de nouveaux sommets. Cela sous-entend toutefois que votre design d’entreprise doit être parfaitement intégré dans l’application. Lors de votre recherche pour l’application qui vous convient, veillez donc à ce qu’il soit possible d’intégrer facilement le logo et les couleurs de l’entreprise et à ce que l’affichage au sein de l’application soit présenté de manière idéale. Dans le meilleur des cas, le logo se retrouve sur chaque page de l’intranet mobile.
10. Le design de mon entreprise est-il parfaitement intégré ?
Il est conseillé de prendre en compte l’orientation future de l’application. Tenez compte de comment l’application est préparée aux tendances et développements à venir du monde du travail. Une application pleine d’avenir devrait pouvoir s’adapter ainsi que faire des modifications et être assez flexible. Jetez un coup d’oeil sur la fréquence des mises à jour et le développement continu des applications. Un travail actif de développement montre que le fournisseur est soucieux de garder l’application constamment à jour. Ceci est particulièrement important vis-à-vis de thèmes actuels comme l’intelligence artificielle où les mises à jour constantes peuvent être décisives pour répondre aux exigences de plus en plus importantes du monde du travail actuel.
Trouver la bonne application pour les employés: la clé pour une bonne communication interne
Ces dix questions décisives sont votre fil rouge dans votre recherche pour la meilleure application pour les employés. L’application qui répond à vos demandes et à vos attentes sera sans aucun doute la grande gagnante de cette comparaison. Que votre recherche soit réussie et que l’application pour les employés choisie contribue à améliorer votre communication interne ainsi qu’à amener l’engagement de vos collaborateurs à un autre niveau. Nous vous souhaitons beaucoup de succès sur ce chemin !