Le top 10 des outils de
communication interne
Apprenez-en plus sur ce que sont des outils de
communication interne et comment ils se différencient.
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Compte tenu de la situation économique actuelle, une communication interne efficace devient de plus en plus importante pour toute entreprise qui souhaite être compétitive. D’autant plus qu’avec l’avancée de la numérisation, les structures de communication interne et les flux de travaux qui en découlent ont fondamentalement changé. Les outils de communication numériques sont au coeur de ce changement. Mais les canaux classiques, comme le tableau d’affichage, sont encore utilisés dans de nombreux endroits.
Qu’est-ce-qu’un outil pour la communication interne ?
Des outils de communication interne sont dans la règle des programmes ou des solutions logiciels qui agissent comme distributeurs centraux des informations importantes. L’accent est mis sur une présentation plus claire de la communication d’entreprise. Il s’agit ainsi de permettre aux collaborateurs d’accéder le plus facilement possible aux informations pertinentes afin de maximiser l’efficacité de la communication interne et d’optimiser le travail au sein de l’entreprise. Voici le top 10 des outils de communication interne.
Focus sur le top 10 des outils de communication interne
Le tableau d’affichage
Pure nostalgie ! Qui ne connaît pas le tableau d’affichage sous forme de panneau pour y accrocher les informations en format papier ? Cet outil de communication interne est souvent localisé dans des endroits clés où beaucoup de collaborateurs circulent et sera utilisé aussi dans le futur.
Avantages :
- Accès simple aux informations
- Central et bien visible
- Pour tous les collaborateurs
Inconvénients :
- Pas de contrôle de la communication interne
- Actualités
- Faible accessibilité
- Pas de possibilité d’interaction
- Demande du temps, de l’argent et des ressources
- Nombre réduit d’informations
- Peu d’engagement émotionnel
Le journal d’entreprise
Un autre classique parmi les outils de communication interne est le journal d’entreprise. Ce support papier est encore beaucoup utilisé aujourd’hui. La mise en page, le design, la taille et le contenu peuvent être adaptés individuellement et le fait de pouvoir le feuilleter et de le tenir dans ses mains donne un sentiment de qualité à la consommation.
Avantages :
- Objet physique
- Plus de valeur
- Disponible sur le long terme
- Champ d’informations plus large
Inconvénients :
- Demande beaucoup de temps
- Durabilité faible
- Pas mis à jour & nombre de copies limitées
- Longue durée de rédaction
- Inutile pour des informations urgentes
- Non spécifique à des groupes particuliers
L’intranet
L’intranet est un réseau fermé interne à l’entreprise pour partager les dernières informations et actualités. Cependant, l’interaction au sein de cet outil de communication dans sa forme standard est fortement limitée. Principalement car tous les collaborateurs n’y ont pas accès. De plus, la possibilité de recherche est limitée et l’intranet ne sert généralement plus qu’à stocker des documents numériques et non à échanger des informations au sein de l’équipe.
Avantages :
- Réseau interne sûr
- Facilite la communication
- Gestion des documents et des connaissances
- Augmente les processus internes et la productivité
Inconvénients :
- Pas mis à jour
- Interactions limitées
- Peu attractif, donc peu utilisé
- Pas d’échange commun entre tous les collaborateurs
- Utilisable que sur PC
- Accès limité et fonctionnalité de recherche limitée
- Faible portée
Le saviez-vous, l’apparition du premier intranet en 1994 a jeté les bases de la communication interne numérique actuelle ? À l’époque, il s’agissait du Business Knowledge System (système de connaissances professionnelles).
L’intranet social
L’intranet social est l’interprétation moderne de l’intranet. Contrairement à ce dernier, il ressemble à un réseau social dans sa structure et offre des possibilités d’interactions. Les collaborateurs disposent de le propre profil avec lequel ils communiquent entre eux. L’aspect social et l’échange par le biais du bureau sont des éléments les plus importants de cet outil de communication interne. Il existe maintenant pour certains intranets sociaux une application pour les appareils mobiles.
Avantages :
- Flux d’informations augmenté
- Communication efficace des collaborateurs
- Possibilités d’interactions
- Économise du temps et de l’argent
- Meilleure accessibilité & collaboration plus facile
- Grand nombre de fonctionnalités
Inconvénients :
- La plupart du temps, uniquement sur PC
- Nécessite un certain degré d’affinité avec l’informatique
- Insertion au sein de l’entreprise
L’application pour les employés
Cet outil de communication est comme un intranet classique, un logiciel qui sert la communication interne. L’accent est cependant mis sur le mobile first. À travers cela, les collaborateurs n’ont pas besoin d’un poste de travail PC fixe pour être impliqués dans la communication interne. Toutefois, l’application n’est pas liée aux appareils mobiles. Elle peut donc également être installée et utilisée en toute sécurité sur le bureau d’ordinateur. De plus, des notifications push atteignent les collaborateurs même si l’application n’est pas utilisée. Cet outil est le canal idéal pour atteindre les employés, en particulier pour les entreprises qui comptent de nombreux travailleurs de première ligne.
Avantages :
- Optimise la communication interne et les processus
- Meilleure accessibilité/communication avec les employés en temps réel
- Retour sur investissement positif et haute fidélisation des employés
- Onboarding plus efficace
- Facilite les conditions de travail
- Économie de temps & meilleure collaboration
- Aucune donnée de contact requise
- Fonctionnalités étendues
Inconvénients :
- Installation sur des terminaux privés
- Les smartphones ne sont pas autorisés dans toutes les entreprises
Services de messagerie
Les services de messagerie sont une autre méthode de communication au sein d’une entreprise. Il s’agit d’applications pour terminaux mobiles qui permettent une communication en temps réel grâce à des fonctionnalités de discussion. En période de pandémie ils constituaient souvent, avec le téléphone, le seul lien entre les collaborateurs d’une entreprise. Cependant, cet outil de communication est moins adapté pour travailler sur des projets précis et les niveaux de sécurité ne sont pas conçus pour la communication interne.
Avantages :
- Communication en temps réel
- Meilleure joignabilité
- Aussi en version Free to Use
- Également en version Business
Inconvénients :
- Nécessite des terminaux mobiles
- Faible sécurité
- Souvent non conforme au RGPD
- Aperçu limité
- Fonctionnalités limitées
- Nécessite des coordonnées privées
E-Mail et newsletter interne
Les newsletters ou les bulletins d’informations internes informent le personnel rapidement, de manière attrayante et structurée. Les intervalles de temps et les thèmes peuvent être adaptés individuellement pour chaque mailing et contenir éventuellement des vidéos, des graphiques ou des gifs. Cet outil de communication n’offre toutefois pas d’espace d’échange actif.
Avantages :
- Accessibilité garantie
- Directement dans la boîte mail
- Actualités au jour le jour en cas de besoin
- Information adaptée au groupe cible
Inconvénients :
- Tout le monde ne dispose pas d’une adresse e-mail
- Pas de point central (messagerie privée)
- Confusion rapidement possible
- Pas de personnalisation
- Coordonnées privées nécessaires
- Souvent ignoré (dossier spam)
Site web et blog d’entreprise
Les sites web ou les blogs internes à l’entreprise sont également une variante possible pour la communication interne. Dans la plupart des cas, ils ne contiennent toutefois que des informations générales et n’offrent pas de possibilité de dialogue commun. L’insertion de cet outil en tant qu’outil autonome de communication interne au sein d’une entreprise est également plutôt faible.
Avantages :
- Digital
- Actualité garantie
- Non soumis à la confidentialité
- Consultable à long terme & informatif
Inconvénients :
- Pas de possibilité d’interaction directe
- Peu de visites régulières
- Pure diffusion d’informations
- Pas d’outil de communication en soi
- En partie très publicitaire
Affichage numérique
Il s’agit du pendant moderne du tableau d’affichage. Des écrans d’information comme points de partage, installés dans des zones à forte fréquentation et donc facilement accessibles au personnel. On les trouve souvent dans les halls de production ou dans les couloirs. L’utilisation de l’affichage dynamique comme simple outil de communication interne, certes, favorise l’information sur les nouveautés importantes, mais pas la collaboration au sein de l’équipe.
Avantages :
- Actuel & rapide
- Longue disponibilité du contenu
- Central et bien visible
- Atteint le grand public
Inconvénients :
- Communication descendante
- Pas d’échange actif
- Pas de prise de décision
- Contenu général
- Exclusivement pour la diffusion d’informations
- Ne convient pas pour les collaborations
Évènement interne ou discours du PDG
Il s’agit d’un outil de communication interne sous forme de réunions ou d’événements au sein de l’entreprise. En gros, ils sont plus adaptés à la communication de valeurs, de stratégies ou d’informations pertinentes qu’à la concertation et au travail sur des projets.
Avantages :
- Atteint beaucoup de collaborateurs
- Focalise la ligne de l’entreprise
- Communique l’identité visuelle de l’entreprise
- Implique émotionnellement
Inconvénients :
- Disponible par intermittences & seulement à certaines heures
- Pas d’actualités au jour le jour / tous les jours
- Communication à sens unique
- Informations disponibles uniquement à court terme
- Coûteux en temps et en argent
À quoi devriez-vous faire attention pour choisir votre outil de communication interne ?
Les progrès technologiques apportent de nombreuses solutions dans le domaine de la communication interne. Le choix du bon outil peut donc s’avérer fastidieux. Avant d’opter pour un outil de communication donné, il convient donc de comparer les fournisseurs entre eux et de se poser les cinq questions suivantes :
- Quel objectif doit être atteint avec un outil de communication ?
- Existe-t-il déjà des structures pour utiliser l’outil de communication dans l’entreprise ?
- Quelles sont mes exigences vis-à-vis d’un outil de communication interne ?
- L’outil de communication est-il facile à mettre en place dans l’entreprise ?
- Quel est le budget à investir dans un outil de communication ?
