Lors de notre dernier SUCCESS-talk, Claudia Stundner, spécialiste RH et initiatrice de projets chez EPSILON Timber & Recycling Cranes, nous a donné d’intéressants aperçus concernant l’optimisation de l’expérience utilisateur grâce à la mise en place de l’application pour les employés EPSI. En mettant l’accent sur l’amélioration de la communication et des processus administratifs dans un environnement avec les collaborateurs sur le terrain, le programme a fourni des informations impressionnantes.
EPSILON Timber & Recycling Cranes, une filiale du groupe Plafinger occupe 250 collaborateurs à Salzbourg et produit environ 5 000 grues par an. Le grand défi de l’entreprise dans la communication interne : joindre et informer de manière efficace les collaborateurs travaillant au bureau ainsi que ceux en production. Avant l’introduction de l’application pour les employés EPSI, le partage d’informations se faisait principalement via le tableau d’affichage et à travers des réunions, ce qui menait souvent à une perte d’informations et à des ralentissements, comme le décrit Claudia Stundner dans le cadre de notre SUCCESS Talk : « Les travailleurs vivaient encore principalement des bruits de couloir et du tableau d’affichage, ce qui veut dire que nous n’étions pas tous connectés ensemble. C’est pour cela que nous avons commencé à chercher une solution efficace. »
94% de taux de participation – facilement connectés
Après une recherche poussée, l’équipe EPSILON a décidé en 2022 de faire passer leur communication et processus internes au niveau supérieur. Claudia Stundner a dirigé ce projet, qui a été mis en oeuvre en neuf mois, de la planification au déploiement de l’application pour les employés EPSI qui répondait au slogan « facilement connectés ». Pour commencer, 20 collaborateurs ont été impliqués dans la version test afin de vérifier les fonctionnalités de l’application et de recevoir les premiers retours.
Le démarrage officiel a finalement eu lieu du jour au lendemain, soutenu par des QR codes et des affiches, avec pour but d’atteindre un taux de connexion de 78 % lors des 2 premières semaines. Ce fut un lancement réussit, comme en témoignent les taux de participation impressionnants : « maintenant, nous avons 94 % de taux de participation. Nous avons également appris à communiquer différemment. À la place de faire des textes longs de plusieurs pages, nous créons des contenus courts et compacts qui sont mieux appréciés. »
5 avantages de l’application pour les employés EPSI
Depuis l’introduction de l’application pour les employés, les informations peuvent être partagées de manière directe, rapide et sans détours. De plus, l’intranet social innovant, disponible sur le smartphone ainsi qu’en version web pour l’ordinateur, propose une multitude de fonctionnalités qui facilitent le quotidien au travail des collaborateurs :
- Onboarding: Les nouveaux collègues obtiennent un accès à l’application et reçoivent ainsi dès leur premier jour de travail toutes les informations importantes. Cela minimise le travail administratif et favorise un début simple dans l’entreprise.
- Formulaires et demandes : Formulaires et demandes : congés maladie, demande de congé et autres processus administratifs peuvent être faits directement dans l’application. Cela fait gagner du temps et réduit les tâches bureaucratiques de manière exponentielle.
- Planing des menus : les commandes de repas se font désormais de manière numérique via l’application, ce qui simplifie le processus pour les collaborateurs ainsi que pour le personnel de cuisine. Les collaborateurs peuvent depuis chez eux faire tranquillement leurs réservations de repas le dimanche pour la semaine à venir.
- Notifications push : les rappels et les informations importantes sont envoyés directement sur le smartphone des collaborateurs, pour qu’aucune information ou aucun rendez-vous ne soit manqué.
- Sondages et feedback : Faire des sondages auprès des collaborateurs était compliqué ? Il est maintenant possible de faire un sondage numérique rapide et de recevoir rapidement les avis et le retour de vos collaborateurs, ce qui augmente la participation et l’engagement au sein de votre entreprise.
Changements au sein de la culture d’entreprise
L’application pour les employés EPSI n’a pas seulement amélioré la communication, mais aussi la culture d’entreprise, le sentiment d’appartenance et le vivre-ensemble chez EPSILON. Les collaborateurs sont désormais mieux connectés ensemble et se sentent mieux informés. Les histoires personnelles sont les contenus qui sont particulièrement bien reçus : « nous avions récemment un article avec la photo d’un collaborateur qui est parti à la retraite, et il a reçu en peu de temps 40 j’aimes, parce que tous voulaient le féliciter. »
D’après Claudia Stundner, la possibilité de communiquer directement avec le secteur RH ou les autres collègues a fluidifié les processus internes de manière considérable et a augmenté la satisfaction au sein de l’entreprise « les questions autour des salaires, par exemple, sont rapidement expliquées par message. Les rendez-vous avec le secteur RH sont maintenant faciles à prendre. Cela fait gagner du temps et de l’énergie à tous. »
Une introduction pas-à-pas
Claudia Stundner conseille lors de son interview dans le cadre de notre série SUCCESS-talk d’introduire petit-à-petit l’application au sein de l’entreprise : « il est important de ne pas utiliser toutes les fonctionnalités d’un coup, mais plutôt de montrer les possibilités au fur et à mesure aux collaborateurs ». De plus, l’experte en RH conseille de tester la version d’essai de LOLYO au préalable. « Ceux qui hésitent longtemps devraient tester la version d’essai. On n’a rien à perdre et on voit vite les différentes possibilités de l’application. »
Introduction de l’application avec un effet de surprise
En tant que message à retenir pour toutes les entreprises qui prévoient aussi d’utiliser une application pour les employés, Claudia Stundner propose le conseil suivant : « être bien préparé et utiliser un effet de surprise pour introduire l’application au sein de l’entreprise. Nous avons commencé avec un petit groupe test de 20 personnes et avons ensuite assez rapidement élargit – et cela sans vraiment prévenir en amont. La surprise était grande, la satisfaction aussi. »