Utiliser la communication interne pour motiver les différents services dans le secteur des soins ? La société Hygge Betreuung GmbH montre comment ça marche ! Dans le cadre du success-talk de LOLYO, le directeur général Jannik Löbe a donné un aperçu de leur quotidien professionnel avec l’application pour employés et a expliqué pourquoi rien ne fonctionne plus sans communication interne numérique.
Qu’il s’agisse de soins aux personnes âgées, d’accompagnement scolaire ou d’assistance au quotidien, chez Hygge, les aide-soignants sont actifs un grand nombre d’heures par jour. Afin que toutes les informations arrivent au bon endroit et au bon moment, l’équipe dirigée par le directeur général Jannik Löbe a pris une décision claire : en finir avec la paperasse, le chaos qu’est WhatsApp et les boucles d’e-mails infinis. Depuis fin 2023, l’application pour employés LOLYO est l’outil de communication central et soutient la coordination avec un taux d’utilisation de 100%.
Un système qui relie tout le monde ensemble
Dès le début, une chose était claire : l‘application pour les employés allait devenir le coeur de la communication interne. Après une brève phase de transition, tout passe désormais par l’application ; des arrêts maladie aux votes internes. Les collaborateurs ont été impliqués dès le début. Et les retours ? « très positifs » selon Jannik Löbe. « Nous recevons d’excellents retours, car l’application offre une aide précieuse au quotidien et est reconnue comme une plateforme de communication centrale. »
Le tableau de bord des nouveautés : tous informés en un coup d’oeil
Le tableau de bord affiche chaque jour les mises à jour les plus importantes, qu’il s’agisse de demandes de remplacement à court terme, d’informations importantes sur la procédure de déclaration de maladie ou d’informations générales sur les processus, les jours fériés ou les événements d’équipe. Les informations sont visibles à la fois au niveau du site et à l’échelle de l’entreprise. Tous les employés voient ce qui les concerne en fonction de leur site, sans être submergés d’informations ni avoir à parcourir des historiques de messagerie confus.
Groupes de messagerie : une communication qui arrive à destination
Lorsque plusieurs aides-soignants interviennent chez un même client, il est indispensable que l’information circule sans faille. Hygge mise ici sur des groupes de discussion propres à chaque client, auxquels participent à la fois des aides-soignants, les équipes spécialisées et les groupes de gestion qualité concernés.« Avant, seul le rapport d’intervention rédigé par la personne concernée avant la visite comptait. Aujourd’hui, nous pouvons beaucoup mieux suivre ce qui s’est passé et ce qui s’est peut-être mal passé pour que nous sachions ce à quoi nous devons prêter attention », explique Jannik Löbe. Ce processus améliore non seulement la transparence, mais également considérablement la qualité des soins.
Bibliothèque numérique : les réponses disponibles à tout moment
Comment faire une demande de congé ? Comment remplir correctement le carnet de route ? Quelles sont les règles applicables à l’accompagnement à la crèche ? Autant de questions qui reviennent régulièrement et qui, auparavant, généraient de nombreux appels au back-office. Aujourd’hui, l’application fournit des réponses en un clic. Dans la bibliothèque numérique, Hygge met à disposition une multitude de documents : le manuel complet du personnel, des instructions de procédure, des formulaires et des outils de travail spécialement adaptés aux besoins du personnel d’encadrement. Ainsi, tous les employés ont accès à tout moment aux informations pertinentes, directement sur leur smartphone. Cela leur permet non seulement d’être plus autonomes dans leur travail quotidien, mais également de soulager considérablement l’administration.
Formulaires : congés maladie & Cie. facilement créés en ligne
Chez Hygge, les demandes de congé et les arrêts maladie sont exclusivement traités via l’application. Des formulaires spéciaux sont disponibles à cet effet et sont envoyés directement dans la boîte mail des personnes compétentes. Cela permet de s’assurer qu’aucune demande ne se perde et que toutes les informations puissent être traitées de manière structurée et conforme au RGPD. « Tout ce qui ne passe pas par l’application est considéré comme non soumis », souligne M. Löbe. Cette règle claire garantit un déroulement sans heurts et permet notamment aux employés qui n’ont pas de poste informatique au bureau de traiter leurs demandes de manière simple et mobile.
Boîte aux lettres électroniques & fiche de paie ? Disponibles en un clic
Ce qui nécessitait autrefois beaucoup de travail manuel est aujourd’hui un processus entièrement automatisé. Les fiches de paie sont exportées depuis DATEV, renommées automatiquement à l’aide de Microsoft PowerToys, puis téléchargées en une fois. L’attribution s’effectue à l’aide du numéro personnel, les documents sont cryptés et envoyés dans la boîte aux lettres électronique personnelle de l’application. Cela signifie qu’il n’y a plus besoin d’attendre le courrier papier, ni de se renseigner auprès du service comptable, mais que les documents sont disponibles immédiatement et en toute sécurité directement sur le smartphone. Pour une équipe comptant de nombreux assistants de services sociaux travaillant à distance, cela représente un véritable progrès en termes d’efficacité, de sécurité des données et de service aux employés.
Liens rapides : formation & temps de travail dans l’application
Hygge a intégré deux logiciels particulièrement importants directement dans l’application via un lien rapide : le campus de formation numérique et le logiciel de saisie du temps de travail. Ainsi, les employés peuvent accéder au contenu des formations ou enregistrer leurs heures travaillées en un seul clic depuis l’application. Cette intégration transparente permet de regrouper tous les outils pertinents en un seul endroit, ce qui facilite non seulement le quotidien numérique, mais augmente également la fréquence d’utilisation de l’application.
SUCCESS-talk – le résumé
L’application HyggeApp est bien plus qu’un simple outil numérique : c’est un lien central qui structure le quotidien dans le secteur des soins, simplifie la communication et améliore durablement la qualité du service. Elle relie le personnel soignant, le service administratif et la direction sur une plateforme commune et rend les informations accessibles à tous et à tout moment. Les processus tels que les déclarations de maladie, l’accès aux documents, les informations salariales ou les formations sont ainsi non seulement plus efficaces, mais aussi plus transparents. Au quotidien, l’application n’est pas perçue comme un canal supplémentaire, mais comme un guide et une aide précieuse. Elle montre de manière impressionnante comment une communication numérique bien pensée peut apporter une réelle valeur ajoutée dans le secteur social et des soins.
100 %
des collaborateurs utilisent
l’application de manière active
+ 22 000
accès par mois
1 440
interactions par mois
(en dehors de la messagerie)
+ 110 000
messages envoyés