Que se passe-t-il lorsque la numérisation n’est plus seulement un projet, mais devient une réalité quotidienne ? À la banque Volksbank BRAWO, cela a donné naissance à un outil de communication qui suscite l’enthousiasme, avec un haut niveau d’acceptation, une intégration judicieuse et une réelle valeur ajoutée pour tous les collaborateurs.
La Volksbank BRAWO, située dans la région de Brunswick (nord de l’Allemagne), est une banque coopérative moderne qui emploie plus de 790 personnes. Membre du groupe financier coopératif Volksbanken Raiffeisenbanken, elle mise sur la proximité avec ses clients, la responsabilité et la numérisation. La pandémie du Covid-19 a notamment mis en évidence dans le domaine de la communication interne, la nécessité de disposer d’un moyen de communication moderne et mobile. La solution a été trouvée dans l‘application pour les employés LOLYO.
De la démo à la mise en place
“Nous avions déjà créé un site web dédié à la communication concernant le coronavirus”, se souvient le directeur des ressources humaines chez Volksbank BRAWO, Michael Krupka. “Mais nous avons rapidement réalisé qu’il n’était pas assez moderne.” À la recherche d’un canal centralisé et mobile, le choix s’est porté sur LOLYO. “J’ai téléchargé la version de démonstration, ai tout de suite été convaincu et me suis lancé”, raconte Michael Krupka. Son enthousiasme a été contagieux : trois mois plus tard, l’application était en place.
Essayer et se lancer
Ce n’est pas un hasard si environ 95 % des employés utilisent volontairement l’application. “Nous avons impliqué très tôt toutes les parties prenantes concernées ; allant du comité directeur au responsable de la protection des données en passant par le comité d’entreprise. Lorsque tous les décideurs se sont mis d’accord, le reste du chemin était tout tracé.” Les réactions de l’équipe ? Tout à fait positives : “beaucoup ont trouvé génial de pouvoir, et non devoir, utiliser l’application sur leur smartphone privé.”
Une communication qui arrive à destination grâce aux notifications push
L’application est activement utilisée pour diffuser des actualités, des informations sur les événements et les temps forts internes, comme la course caritative “walk4help” ou encore l’événement de tennis de l’entreprise. Elle permet également de publier des actions spontanées, des annonces d’événements et des succès internes, toujours sous forme visuelle et interactive. “Avec des images, des emojis et des commentaires, la présentation dans l’application est tout simplement beaucoup plus attrayante que sur l’intranet“, explique M. Krupka. La combinaison d’informations et d’interactions est particulièrement appréciée : “il est possible d’aimer des posts et les employés peuvent également commenter directement dans l’application. Cela crée plus de proximité et favorise la participation.” Les contacts internes et les numéros de téléphone sont également accessibles en un seul clic, ce qui représente une réelle valeur ajoutée dans le travail quotidien.
Carte de salarié à emporter
La carte salarié numérique qui se présente avec un code QR est une fonctionnalité particulière, et c’est précisément cette exigence qui a été à l’origine du lancement de l’application. Tout a commencé lorsque l’entreprise a lancé un partenariat avec une salle de sport, permettant ainsi aux employés de la Volksbank BRAWO de s’entraîner gratuitement chaque mois. Pour accéder à la salle de sport, les salariés avaient besoin d’un justificatif prouvant leur appartenance à l’entreprise. “Nous devions choisir entre une carte en plastique, une carte en bois ou une solution numérique.”, se souvient Michael Krupka. “Et lorsque j’ai découvert les possibilités offertes par LOLYO, j’ai tout de suite su que c’était la solution idéale.” Aujourd’hui, l’application comprend une section dédiée à la carte salarié numérique avec photo et code QR, qui peut être utilisée non seulement dans la salle de sport, mais également dans d’autres entreprises partenaires.
Numériser les processus de manière intelligente
La numérisation de la déclaration d’arrêt maladie a véritablement changé la donne en matière de processus internes. Au lieu de signaler leur absence par téléphone ou par mail comme auparavant, les collaborateurs peuvent désormais transmettre leur déclaration d’arrêt maladie en quelques étapes directement depuis leur smartphone. Ce processus permet de gagner du temps, est efficace et apporte également plus de clarté à toutes les parties : “cela soulage non seulement notre service des ressources humaines, mais rend également le processus plus compréhensible pour les collaborateurs.”
Tout est connecté, tous l’utilisent
Le portail interne des offres d’emploi fait également partie des avantages axés sur la pratique de l’application : au lieu de rechercher les dernières offres d’emploi sur l’intranet, les employés peuvent accéder directement à un lien toujours à jour via l’application. Les contenus ne sont pas générés en double, mais reliés de manière intelligente, ce qui évite les redondances et réduit considérablement la charge administrative. “Plus l’offre est importante, plus l’utilisation de l’application est efficace”, résume M. Krupka. L’application devient ainsi un centre de contrôle mobile pour les services, les informations et les processus internes.
Se lancer
La Volksbank BRAWO montre comment la communication interne peut fonctionner de manière moderne, mobile et motivante grâce à un mélange de pragmatisme, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe. Ou comme le dit Michael Krupka : ” Nous avons une devise : se lancer. Et c’est exactement ce qui s’est passé avec LOLYO.”
Un travail d’équipe qui enthousiasme
Michael Krupka ne tarit pas d’éloges sur l’accompagnement fourni par l’équipe LOLYO : “l’assistance a été excellente dès le début : des temps de réponse courts, des interlocuteurs compétents et toujours une bonne solution à proposer. L’accompagnement étroit et engagé de l’équipe LOLYO a largement contribué au bon déroulement du projet de la première demande à la mise en place réussie de l’application.”