Lors de l’interview de Domna Meo au salon ZP Europe à Cologne, l’assistante de direction chez MUTABOR Mensch & Entwicklung gGmbH a donné un aperçu passionnant de leur nouvel onboarding numérique rendu possible grâce à l’application MiA et à ses processus automatisés, ainsi qu’à sa plateforme d’apprentissage en ligne accessible depuis le smartphone.
Avec 70 centres éducatifs, trois groupes résidentiels et des sites en Rhénanie-du-Nord-Westphalie ainsi qu’en Rhénanie-Palatinat, l’entreprise allemande MUTABOR propose des services ambulatoires et stationnaires dans sept domaines spécialisés de l’aide à la jeunesse. Plus de 150 collaborateurs travaillent à des horaires différents et dans des lieux très variés. Il est donc d’autant plus important que la communication numérique fonctionne parfaitement dès le départ.
Des piles de papier à la plateforme de pré-boarding
Auparavant, l’onboarding chez MUTABOR était synonyme d’un épais dossier contenant le contrat de travail, les formulaires de protection des données, les documents relatifs à la sécurité au travail et bien plus encore. Aujourd’hui, l’intégration dans l’entreprise commence par voie numérique, environ deux semaines avant le premier jour de travail. Les nouveaux collaborateurs ont accès à l’application “MiA” et découvrent tout d’abord un espace sécurisé contenant des messages de bienvenue, une sélection de publications et un message personnel de l’avatar de service “demandez à MiA”. Les formulaires nécessaires peuvent également être remplis et signés numériquement directement dans l’application mobile. “Pour nous, le pré-boarding numérique est un geste de bienvenue efficace”, a expliqué Domna Meo. “Les nouveaux collègues voient immédiatement que quelqu’un s’est vraiment penché sur la question et que du temps y a été investi.”
Des formulaires intelligents et des processus automatisés
Le réseau social d’entreprise de MUTABOR permet de réaliser l’ensemble des processus d’onboarding. Les nouveaux employés remplissent leur fiche info numérique directement dans l’application, ce qui déclenche automatiquement un processus en plusieurs étapes. Les informations pertinentes sont envoyées les unes après les autres aux services des ressources humaines, informatiques et administratifs. Après avoir réalisé la tâche demandée, chaque service transmet les informations directement via l’application au service compétent suivant. À la fin, le responsable reçoit une notification : le processus d’onborading est terminé et toutes les informations sont disponibles. “Nous avons de nombreuses petites étapes dans le processus d’onboarding et nous voulions créer un processus automatisé pour s’assurer que personne n’oublie rien. Avec l’application, tout se fait aujourd’hui de manière entièrement automatique”, explique Domna Meo. Ce qui finissait autrefois en une accumulation de dossiers est aujourd’hui devenu un processus structuré, traçable et numérique : un véritable pas vers une organisation digitale.
L’apprentissage à emporter : formations obligatoires disponibles à tout moment
La plateforme d’apprentissage de l’application pour les employés propose actuellement 12 cours concernant la numérisation, la santé ou la sécurité qui sont activés individuellement selon les groupes. Le contenu peut être traité en une dizaine de minutes sur un smartphone et peut être consulté à nouveau à tout moment si nécessaire. Cela permet non seulement de réduire les déplacements et de ne pas avoir à réserver de salle, mais également d’apporter plus de flexibilité à la formation continue. “Nos collaborateurs peuvent suivre les formations quand cela leur convient, dans le train, sur leur canapé ou pendant leurs pauses”, explique Mme Meo. “Cela a considérablement amélioré l’acceptation du système.”
Demandez à MiA : l’avatar de service avec sa propre histoire
Une particularité de MUTABOR est l’avatar de service “demandez à MiA”, qui est automatiquement mis à la disposition de tous les nouveaux collaborateurs. Dans ce chat, ils trouvent des réponses aux questions fréquentes, des rappels et des messages de bienvenue. Le design de MiA a été conçu dans le cadre d’un concours d’avatars à l’échelle de l’entreprise. L’assistant virtuel n’est pas seulement pratique mais il fait également partie intégrante de l’identité de la culture MUTABOR. “MiA a été pour nous une figure d’identification dès le début”, explique Meo. “Elle communique de manière claire et amicale et est là quand on a besoin d’elle.”
Facteur de réussite : participation
Dès le début, l’application MiA a été vue comme un projet commun : des collaborateurs de tous les domaines ont été impliqués en tant qu’utilisateurs test, ont donné leur avis et ont accompagné le développement. Un concept qui s’est avéré fructueux : cinq semaines seulement après son lancement, le taux d’utilisation atteignait déjà 95 %. Les parents d’accueil dans les centres éducatifs utilisent également l’application, ce qui constitue pour Domna Meo un signe important de participation. “Il était important pour nous que tout le monde se sente impliqué, y compris ceux qui ne sont pas au bureau tous les jours. L’application nous aide à créer des liens” a-t-elle souligné.
Un compagnon précieux au quotidien
MiA accompagne les collaborateurs non seulement lors de leur onboarding, mais également au quotidien. “L’espace discussion” permet de présenter les nouveaux collègues et offre un espace pour les messages personnels, les félicitations et les échanges. En même temps, on y trouve aussi des infos sur l’organisation, comme plein de formulaires pratiques et des rappels de dates limites. Au lieu d’envoyer des e-mails ou d’imprimer des affiches, la plupart des concertations se font aujourd’hui de manière centralisée et numérique via l’appli. Cela réduit non seulement la paperasse, mais également les moyens de communication au quotidien.
Culture d’entreprise digitale vécue
Les chiffres d’interaction de MiA parlent d’eux-mêmes : l’année dernière, MUTABOR a enregistré plus de 50 000 accès à l’application, plus de 9 900 messages instantanés envoyés et plus de 8 400 interactions avec des actions telles que des j’aime, des commentaires ou des sondages. Un signe clair d’une culture d’entreprise numérique vivante, accessible, fédératrice et proche du quotidien.
+ 50 000
accès
+ 8 400
interactions
641
cours terminés
223
utilisateurs interne & externe