Depuis l’automne 2019, l’application pour les employés BB2Go de LOLYO est devenue indispensable dans le quotidien au travail des collaborateurs et collaboratrices de l’hôpital Barmherzigen Brüder à Vienne (ordre hospitalier de Saint Jean De Dieu, à Vienne, Autriche). Depuis début 2020, les huit autres établissements de cet ordre hospitalier utilisent également l’application en tant qu’un outil de communication interne important. Une histoire à succès qui, grâce à des hasards souvent inattendus, a abouti à des résultats exceptionnels.
À la suite d’une réunion en automne 2019, l’application a été mise en place sur le site de Vienne et a rencontré beaucoup de succès comme le montrent des taux d’utilisation impressionnants : 30 % des collaborateurs ont participé à l’application dès sa mise en place et fin 2019 le taux de participation a atteint 60 %.
L’application en tant que canal de communication primaire
Le grand bond en avant a finalement été réalisé au début de la pandémie de Covid-19 en mars 2020, lorsqu’il a fallu passer au travail rotatif au sein de l’hôpital et que l’administration se faisait en partie en télétravail. À partir de ce moment-là, l’application est devenue rapidement le canal de communication principal, ce qui a également eu un impact sur les taux d’utilisation, comme l’explique le chef en communication de l’hôpital Barmherzigen Brüder à Vienne, Mag. Patrick Schlager : « Aux heures de pointe, 98 % de tous les collaborateurs de Vienne utilisent l’application. Aujourd’hui, en mai 2023, le taux d’utilisation est de 92 %. »
Le dialogue en tant que facteur de succès
Comme une majorité des collaborateurs de l’hôpital travaille sans poste informatique fixe, l’application offre une possibilité simple de joindre l’ensemble du personnel de manière facile et directe via le smartphone. Mag. Schlager définit le dialogue en tant que facteur de succès important : « Nous devons impliquer les gens et répondre à leur mécontentement. À travers les sondages, le tableau d’affichage ou encore les messages individuels, l’application permet d’obtenir une bonne image de l’ambiance générale. Il s’agit ensuite d’agir en conséquence. »
Après concertation avec le comité d’entreprise
La mise en place de l’application s’est passée en collaboration avec le comité d’entreprise raconte Patrick Schlager : « Dès le début, nous avons fait preuve d’une grande transparence concernant le lancement de l’application et les fonctionnalités qu’elle contient afin de dissiper toute inquiétude éventuelle en matière de protection des données ou autre. Nous collectons certes des données sur l’utilisation et l’interaction, mais uniquement dans le but d’améliorer nos contenus en permanence et pour pouvoir les adapter aux préférences des utilisateurs. » Ainsi, lors du lancement, il y avait une liste détaillée de questions fréquentes qui répondait également à des questions relatives à la sécurité des données. Cependant, il n’y a jamais eu de doutes ou d’inquiétudes à ce sujet souligne Mag. Schlager.
Information, communication, organisation et dialogue
Les différentes possibilités d’utilisation de l’application pour les employés se divisent en quatre catégories :
- Communication pour les collaborateurs : des plans de rénovation aux actualités concernant le personnel
- Informations à court et moyen terme : menus de cantine, plannings de service, promotions à la cafétéria, jeux-concours ou offres d’emploi
- Questions organisationnelles : fonctionnalité de partage de place de parking, outil de gestion d’événements
- Fonctionnalité de dialogue : messagerie, sondages ou jeux-concours
Fonctionnalité de partage de place de parking améliore l’offre de stationnement
À côté des fonctionnalités ayant fait leurs preuves de l’application pour les employés LOLYO, l’équipe éditoriale de l’hôpital Barmherzigen Brüder de Vienne a également développé des fonctionnalités sur mesure en collaboration avec l’équipe LOLYO. Parmi celles-ci figure notamment la fonctionnalité de partage de place de parking raconte Mag. Patrick Schlager : « Nous disposons de 300 places de stationnement dans notre parking souterrain, qui sont principalement réservées aux employés venant de loin, par exemple du Burgenland (à l’est de l’Autriche). Or nous employons 1 400 personnes rien que sur le site de Vienne. Nous avons donc réfléchi à un moyen de rendre les places de parking plus accessibles à tous. » Le résultat est un système de partage très clair et simple, grâce auquel les places de parking peuvent être mises à disposition à des collègues lorsqu’elles sont inoccupées, lorsque les locataires principaux ne sont pas de service à ce moment-là par exemple, ce qui arrive souvent le week-end. « Il suffit d’indiquer quand la place de parking est disponible et quelqu’un d’autre peut la réserver via l’application pour une petite somme de 2 euros maximum par jour. Cela fonctionne parfaitement et la fonction est très appréciée. »
« Aux heures de pointe, 98 % de tous les collaborateurs de Vienne utilisent l’application. »
Mag. Patrick Schlager, chef marketing, communication, fundraising et employer branding
La fonctionnalité de recrutement par recommandation réduit les coûts de recrutement
L’application pour les employés BB2Go a également eu des effets nettement positifs en matière de recrutement. Les offres d’emploi sont automatiquement partagées via une interface dans l’application dès qu’elles sont publiées sur la plateforme Karriere.at. Les offres d’emploi diffusées de cette manière dans l’application sans effort administratif supplémentaire peuvent désormais être facilement partagées par les utilisateurs sur leurs réseaux sociaux privés comme Facebook ou LinkedIn. « La volonté des collaborateurs de diffuser les annonces d’emploi est même si grande que le coût des annonces d’offres d’emploi a nettement diminué. »
Le système de participation récompense les utilisateurs particulièrement actifs
Qui interagit le plus souvent dans l’application, qui commente le plus et qui distribue le plus de j’aime ? Ces informations peuvent être évaluées très facilement dans le backend de l’application pour collaborateurs BB2Go, de sorte à ce qu’une fois par an, les utilisateurs les plus engagés sont récompensés lors de la fête de Noël. « Cette petite cérémonie de remise de prix est très bien accueillie et motive les utilisateurs à participer à l’application tout au long de l’année. » souligne M. Schlager
Sécurité et flexibilité des plannings grâce à l’application
Dans les services, l’application pour les employés apporte un soutien précieux – un aspect auquel on ne pensait pas du tout au début, mais qui est d’autant plus le bienvenu, comme le souligne mag. Schlager : « Les plannings des différents services sont également publiés dans l’application. L’application permet aux collaborateurs de s’organiser eux-mêmes, de se mettre directement en réseau ou d’échanger d’horaires de service. Cela a considérablement amélioré la satisfaction des collaborateurs, car tous se sentent davantage impliqués et ont plus de possibilités de participation. » Cette manière de planification joue également un rôle important en tant qu’argument de recrutement : « outre la flexibilité des horaires de travail, la sécurité du planning est également essentielle pour les médecins et soignants. Nous pouvons garantir ces deux aspects grâce à l’application pour les employés » explique Mag. Patrick Schlager.
Gaspillage alimentaire réduit de 45%
Un effet secondaire inattendu, mais d’autant plus remarquable, s’est également produit à la cantine de l’hôpital : « notre cuisine concocte chaque jour un délicieux menu à trois plats pour notre équipe, et tous les jours, un magnifique buffet de salades est proposé. L’application nous aide à planifier les repas. En effet, les collaborateurs ont parfois la possibilité de choisir le menu à l’avance. Nous en déduisons ainsi les préférences. » Le résultat n’est pas seulement un personnel gâté sur le plan culinaire, mais également une réduction de 45 % des déchets alimentaires au cours des deux dernières années. « Les déchets alimentaires sont pesés chez nous et depuis l’introduction de l’application, nous avons pu observer cette nette diminution. C’est un grand succès au niveau de la durabilité, à laquelle nous accordons une grande attention, mais bien sûr aussi un facteur d’économie massif. »
L’outil d’événements permet 30 % de participation en plus lors des événements internes
Plus de 600 événements sont organisés chaque année rien qu’à l’hôpital Barmherzige Brüder à Vienne. L’offre va des formations continues des médecins à des cours de yoga ou de cuisine, en passant par les formations en communication. « L’inscription aux offres de formation et de perfectionnement a été grandement simplifiée grâce à l’application. Il suffit d’ouvrir l’outil d’événement et de s’inscrire en quelques secondes via son smartphone. Une fonctionnalité de rappel est également disponible, pour qu’une notification push soit envoyée, si souhaitée, avant le début de l’événement. Grâce à cette simplification, nous avons environ 30 % d’affluence en plus pour nos événements internes et le respect des délais est devenu beaucoup plus important » rapporte Mag. Schlager.
Académie de soins infirmiers avec son propre espace dans l’application
Depuis plus de 40 ans, le personnel soignant est formé à l’académie de soins des Barmherzige Brüder à Vienne. Outre les différentes études et formations spécialisées, l’école propose également des formations continues complètes. Depuis quelque temps, la communication entre les enseignants et les étudiants se fait également par le biais de l’application pour les employés BB2Go, mais elle véhicule ses propres contenus, comme l’explique Mag. Schlager. « Nous avons créé un monde d’applications distinctes pour l’académie des soins infirmiers, car si toutes les informations de l’hôpital ne sont évidemment pas pertinentes ici, certaines le sont, comme les menus ou les actualités de l’hôpital. » L’extension de l’appli à l’académie des soins a permis d’intégrer d’une meilleure manière les étudiants dans la communication.
Une application qui donne la parole aux employés sourds
« Dans notre service ambulatoire pour sourds, les personnes qui travaillent sont elles-mêmes sourdes. L’un des effets les plus touchants de l’application pour les employés BB2Go est selon moi la possibilité pour ces personnes de participer activement à la communication interne » raconte Patrick Schlager. Alors qu’avant l’introduction de l’application, ce groupe de collaborateurs dépendait de la communication par mail, il est aujourd’hui possible d’envoyer simplement des messages rapides via la messagerie. L’échange est ainsi devenu plus direct et immédiat. « Ceux qui connaissent le quotidien des hôpitaux savent, par exemple, qu’un chef de service est rarement joignable à son bureau. Mais on a tous toujours notre smartphone avec nous, et nos collègues sourds peuvent donc désormais entrer en contact avec tous les autres à tout moment, sans devoir attendre longtemps. »
Outil d’onboarding en tant que prochaine étape
Le développement de l’application pour les employés BB2Go est un processus continu. L’équipe de communication travaille en ce moment sur l’implémentation de l’outil d’onboarding qui accompagne de manière automatisée le démarrage dans un nouvel emploi et prépare les nouveaux collaborateurs à leurs premiers jours après leur entrée dans le service. « Tout le monde connaît cette situation – on commence un nouveau poste, on vient de signer le contrat de travail et on est curieux de savoir ce qui nous attend. De petites vidéos présentent les différents services et départements ainsi que les membres de leur équipe, et les informations les plus importantes sont automatiquement mises à disposition. » Du plan du site au meilleur moment pour déjeuner, en passant par le bon interlocuteur et les possibilités de stationnement, les nouveaux membres de l’équipe reçoivent ainsi tout ce qu’ils doivent savoir pour bien démarrer au sein de leur nouveau poste. De plus, l’introduction de cette nouvelle fonctionnalité devrait également faciliter considérablement l’ensemble du processus organisationnel d’onboarding. En effet, l’application permet d’échanger facilement et simplement les documents, données, photos ou informations nécessaires à court terme.
Charge de travail rédactionnelle très facile à gérer
Avec toutes les fonctionnalités du réseau social d’entreprise BB2Go, la question de l’effort rédactionnel se pose clairement. Combien de temps et d’énergie faut-il pour alimenter l’application en contenus actuels? « Pas grand-chose » répond M. Schlager, « l’application facilite tellement les échanges que nous recevons beaucoup de contenu de la part des collaborateurs. Une photo d’une fête d’anniversaire, une récompense, ou des vidéos amusantes – nous recevons beaucoup de contenus via la messagerie, ce qui rend le travail de rédaction gérable. »
L’application pour les employés BB2Go – Aperçu des chiffres
- Lancement en automne 2019 à l’hôpital Barmherzigen Brüder de Vienne (Autriche)
- Au printemps 2020, extension pour six autres sites hospitaliers dans toute l’Autriche
- Taux d’utilisation sur le site de Vienne (1 400 employés) : 92 %
- Taux d’utilisation dans toute l’Autriche (7 500 employés) : 70 %
