Avec l’application pour les employés LOLYO, l’institut AllergoSan fait preuve d’un bon instinct en matière de communication interne numérique et facilite considérablement le travail en mettant en réseau les services internes et externes, l’administration, l’intégration des nouveaux employés, etc.
Susanne Haring, responsable de la communication interne et des ressources humaines à l’institut AllergoSan, a accompagné le déploiement d’OMNi-NET début 2025 et nous livre un aperçu exclusif de la transformation numérique au sein de l’une des entreprises leaders dans le domaine de la recherche sur le microbiome et du développement de probiotiques de haute qualité.
Ensemble, tous connectés et informés
Renforcer notre santé à tous grâce à la puissance de la nature, avant même que les maladies ne se déclarent : c’est avec cette approche holistique que l’institut AllergoSan se consacre à la recherche scientifique et au développement de produits innovants à base de substances naturelles, en particulier de bactéries probiotiques, de fibres alimentaires, de micronutriments et d’extraits de plantes. Depuis son siège social à Graz (Autriche) et ses sites en Allemagne, Croatie, Slovénie et Italie, une équipe d’environ 460 collaborateurs engagés, travaillant en interne et sur le terrain, développe et commercialise les produits de l’institut dans le monde entier, en collaboration avec des partenaires commerciaux internationaux. « Au cours des deux dernières années, notre équipe a doublé sur l’ensemble des sites », rapporte Susanne Haring, experte en communication et en ressources humaines. Les échanges internes s’en trouvaient d’autant plus difficiles, car seuls quelques collaborateurs avaient accès à tous les contenus pertinents. Cela a radicalement changé avec leur application pour les employés, qui est devenue partie intégrante du tournant numérique de la communication interne.
86% d’actifs après seulement 3 semaines
Auparavant, la communication ne se faisait que par e-mail et par le biais de newsletters hebdomadaires, ce qui demandait souvent beaucoup d’efforts sans garantir que tout le monde soit au même niveau d’information. Aujourd’hui, l’équipe de l’institut AllergoSan utilise un outil de communication qui regroupe les informations centrales tout en répondant aux besoins individuels. Ainsi, il existe par exemple des groupes au sein de l’application spécifiques aux commerciaux ou aux collègues du service interne qui travaillent pour le service clientèle : ces spécificités vont jusqu’à une organisation en fonction du pays, comme pour le marché italien. Les contenus sont clairement structurés, présentés de manière divertissante et mis à jour en permanence : jusqu’à trois articles sont publiés quotidiennement dans le fil d’actualité. Des formats hebdomadaires tels que « OMNi Smart Facts » ou « Gründonnerstag » fournissent des contenus concis sur la santé, la durabilité et le développement de l’entreprise, renforçant ainsi l’identification à l’entreprise.
Dites adieu à la complexité administrative, et bonjour à l’efficacité
C’est également sur le plan organisationnel que l’application pour employés est devenue indispensable dans le quotidien au travail. De nombreux processus qui étaient auparavant chronophages ou fastidieux peuvent désormais être effectués de manière simple, rapide et centralisée :
- Organisation d’événements afterwork via la fonctionnalité de prise de rendez-vous directement dans l’application (comme le yoga ou le pilates)
- Commande de produits en interne et auprès d’entreprises partenaires en un clic ou via un formulaire intégré
- Gestion des déplacements professionnels : formulaire pour réserver une voiture de fonction, décompte des frais de déplacement, et toutes les informations et tous les liens nécessaires
- Fonctionnalité de diffusion pour les messages urgents
- Carte de salarié numérique
- Commande de repas à prix réduit
Podcast au sein du réseau social d’entreprise : No Guts, No Glory
Vous souhaitez en savoir plus sur la compétence clé de l’institut AllergoSan, à savoir le microbiome, sans avoir à lire des articles spécialisés ? Le podcast externe « no guts, no glory » aborde en allemand de manière divertissante et approfondie les thèmes de la santé intestinale, du biohacking et de tout ce qui touche au microbiome. Dans chaque épisode, Simone Kumhofer, ancienne triathlète professionnelle et experte passionnée du microbiome, rencontre Alex Antonitsch, légende du tennis et passionné de santé. Ensemble, ils résument des connaissances scientifiques de manière décontractée, passionnante et avec de nombreux moments de révélation pratique. Un format qui informe et inspire, et qui est également facilement accessible à tous les employés de l’institut AllergoSan via l’application.
Onboarding numérique : bienvenue dans l’application !
Avant l’application pour les employés, l’onboarding se faisait à l’aide de dossiers et de documents papier : les informations individuelles imprimées ou distribuées présentaient l’inconvénient de ne plus être à jour lors de consultations ultérieures, en particulier dans une entreprise en pleine croissance comme l’institut AllergoSan. « Nous utilisons déjà OMNi-NET dans le processus d’onboarding et recevons régulièrement d’excellents commentaires de nos collègues. Pour les nouveaux collègues, nous activons une ‘salle d’attente’ numérique avant leur entrée en fonction officielle. Ils y trouvent toutes les informations importantes pour leurs premiers jours », rapport Susanne Haring. Dès qu’une personne commence dans l’entreprise, l’accès à tous les groupes et aux informations pertinents est automatiquement activé. L’utilisation générale de l’application s’explique en seulement dix minutes, tout le reste fonctionne de manière intuitive.
Sécurité des données aux plus hautes exigences
En particulier dans le domaine sensible de la santé, la protection et la sécurité des données sont un sujet central. Le fait que LOLYO soit 100% conforme au RGPD et réponde à toutes les exigences de la directive NIS2 et du règlement DORA a donc été déterminant pour l’institut AllergoSan : « en raison de notre domaine d’activité, nous disposons d’un service juridique complet et sommes très sensibilisés à la protection et à la sécurité des données. » souligne Mme Haring
Traduction intégrée à l’entreprise
La fonctionnalité de traduction automatique est également très appréciée. Avec des collaborateurs issus de près de 18 pays différents, la communication multilingue est essentielle : l’application pour les employés est utilisée en allemand, anglais, croate, italien et slovène et est particulièrement appréciée par le service externe en Italie. « Les collègues de l’entrepôt, dont beaucoup ont une langue maternelle autre que l’allemand, en tirent un énorme bénéfice. OMNi-NET veille à ce que tout le monde comprenne le contenu. »
OMNi-NET en tant que soutien RH puissant
Pour l’équipe RH, l’application est un véritable soulagement et un puissant outil de fidélisation : « nous pouvons joindre les employés indépendamment de leur lieu de travail, même lorsqu’ils sont en déplacement. » Les retours récemment reçus d’Italie étaient particulièrement émouvants : « Nous avons enfin le sentiment de faire partie de l’institut AllergoSan. » « Ils lisent tout ce qu’ils trouvent dans l’application » explique Susanne Haring. Le sentiment d’appartenance à une communauté s’est donc renforcé en très peu de temps sur tous les sites, ce qui est un avantage pour toute l’équipe.
